Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Self Security S.A.S. (en adelante, "Self Security" o "la empresa") es una sociedad colombiana que presta servicios de seguridad vehicular: rastreo satelital (GPS), monitoreo las veinticuatro horas y equipos de reacción. Esta política explica qué datos personales trata la empresa, para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015) y de las demás normas que los complementen o modifiquen.

Esta política también describe, en una sección propia, cómo la aplicación interna de la empresa, SelfReply, usa los servicios de la API de YouTube (Google) y la plataforma de Meta (Instagram) para atender los comentarios y mensajes que el público deja en los canales de la empresa.

1. Responsable del tratamiento

Para cualquier pregunta, consulta, reclamo o queja sobre el tratamiento de sus datos personales, incluidas las prácticas de privacidad de la aplicación SelfReply, puede escribir al correo electrónico indicado en esta tabla. El procedimiento está en la sección 11.

2. Alcance

2.1 A qué aplica esta política

Esta política aplica a todos los datos personales que Self Security trata como Responsable del tratamiento, en particular los que se recogen a través de:

1. La prestación de los servicios de seguridad vehicular: rastreo GPS, monitoreo y reacción.
2. El sitio web https://selfsecurity.com.co.
3. Los canales de atención de la empresa: teléfono, correo electrónico y los demás medios de mensajería que la empresa publique en su sitio web o en sus redes sociales.
4. Las redes sociales de la empresa: el canal de YouTube @selfsecuritygps, la cuenta de Instagram de la empresa y las demás cuentas en redes sociales que la empresa identifique como propias en su sitio web.
5. La aplicación SelfReply, el panel interno con el que el personal de la empresa revisa y responde los comentarios y mensajes recibidos en YouTube e Instagram.

2.2 A qué no aplica

Esta política no regula el tratamiento que hacen, por su propia cuenta, las plataformas de terceros en las que usted publica o nos escribe. YouTube y Google tratan sus datos según la Política de Privacidad de Google (http://www.google.com/policies/privacy) y los Términos del Servicio de YouTube (https://www.youtube.com/t/terms); Meta trata sus datos según su propia política de privacidad (https://www.facebook.com/privacy/policy/). Le recomendamos leerlas.

2.3 Definiciones

Para efectos de esta política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, entre ellas:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, Self Security.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable, por ejemplo, un proveedor tecnológico.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

3. Datos que se tratan

3.1 Clientes y usuarios del servicio GPS

Para prestar el servicio de rastreo, monitoreo y reacción, la empresa trata, según el servicio contratado:

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento de identidad.
• Datos de contacto: teléfono celular, correo electrónico, dirección.
• Datos del vehículo: placa, marca, modelo, color y los demás datos de identificación del vehículo necesarios para instalar el equipo y prestar el servicio.
• Datos de ubicación generados por el equipo GPS instalado en el vehículo: posición, recorridos, velocidad, eventos y alertas. La ubicación del vehículo puede revelar la ubicación de las personas que lo usan, por lo que la empresa la trata como información confidencial y la usa únicamente para los fines del servicio.
• Datos del contrato y de facturación: servicio contratado, fechas, valores, pagos y la información del medio de pago necesaria para registrar y facturar el servicio.
• Datos de las personas autorizadas o contactos de emergencia, cuando el cliente decida registrarlos para el servicio.
• Comunicaciones con la empresa: solicitudes, reportes de novedades y soporte. Cuando la empresa grabe llamadas telefónicas, lo informará al inicio de la llamada.

Cuando el cliente registra datos de otras personas (por ejemplo, conductores o contactos de emergencia), declara que cuenta con la autorización de esas personas para entregarlos a Self Security y se compromete a informarles de esta política.

3.2 Visitantes del sitio web

El sitio web https://selfsecurity.com.co es informativo. Al visitarlo pueden tratarse:

• Datos técnicos de conexión que registra el servidor que aloja el sitio (dirección IP, navegador, páginas visitadas, fecha y hora), con fines de seguridad y funcionamiento.
• Datos que usted entregue voluntariamente en los formularios de contacto o cotización del sitio, cuando existan: los datos de identificación y de contacto que el formulario solicite y el contenido de su mensaje.
• Archivos de rastreo (cookies) y herramientas de analítica: si el sitio emplea cookies propias o de terceros o herramientas de analítica, la empresa las enumerará en esta sección con su finalidad, y usted podrá bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador.

3.3 Personas que comentan en el canal de YouTube

Cuando usted publica un comentario en un video del canal @selfsecuritygps, la empresa recibe, a través de los servicios de la API de YouTube, los datos públicos de ese comentario:

• El texto del comentario y la fecha de publicación.
• El nombre público y el identificador del canal de YouTube del autor.
• El video al que corresponde el comentario y los contadores públicos del comentario (cantidad de "me gusta" y de respuestas).

La empresa no accede a su cuenta de Google ni a ningún dato privado de ella. Solo lee lo que usted publicó de forma pública en el canal de la empresa. El detalle del uso de los servicios de la API de YouTube está en la sección 5. La base que autoriza este tratamiento se explica en la sección 4.2.

3.4 Personas que escriben o comentan en Instagram

Cuando usted comenta una publicación de la cuenta de Instagram de la empresa o le envía un mensaje directo, la empresa recibe, a través de la plataforma de Meta, el contenido del mensaje o comentario, su nombre de usuario público, los identificadores que Meta asigna a la conversación y la fecha. El detalle está en la sección 6. La base que autoriza este tratamiento se explica en la sección 4.2.

3.5 Personal de la empresa que usa SelfReply

SelfReply es de uso exclusivo del personal de Self Security. De cada integrante del equipo que accede al panel se tratan su nombre, su correo electrónico de acceso, sus permisos y el registro de las acciones que realiza (por ejemplo, qué respuesta aprobó y cuándo, y quién conectó el canal de YouTube). Estos registros sirven para controlar el acceso y para auditar el uso del panel.

En los navegadores del personal que usa el panel, SelfReply emplea únicamente cookies estrictamente necesarias: la de inicio de sesión y una cookie temporal, de diez minutos de duración, que sirve para completar la autorización del canal con Google. No usa cookies de terceros, de analítica ni de publicidad, y no recoge información de los dispositivos de las personas que comentan o escriben en los canales de la empresa.

3.6 Datos sensibles y datos de menores

Self Security no solicita datos sensibles para prestar sus servicios ni para atender comentarios o mensajes. Si una persona incluye datos sensibles de manera voluntaria en un comentario o mensaje, la empresa los trata únicamente para dar respuesta y no los usa para ningún otro fin. El tratamiento de datos de menores de edad se explica en la sección 13.

4. Finalidades y autorización

4.1 Finalidades

Self Security trata los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Celebrar y ejecutar el contrato de servicios de seguridad vehicular: instalar y configurar los equipos GPS, prestar el rastreo y el monitoreo, atender alertas y coordinar la reacción.
2. Facturar, cobrar y llevar la contabilidad del servicio.
3. Atender solicitudes, consultas, reclamos y soporte técnico.
4. Comunicar al cliente información relacionada con el servicio contratado: novedades, mantenimientos, vencimientos y cambios en las condiciones.
5. Responder los comentarios y mensajes que el público deja en el canal de YouTube y en la cuenta de Instagram de la empresa, con apoyo de un asistente de inteligencia artificial y bajo supervisión humana (secciones 5, 6 y 7).
6. Garantizar la seguridad de la información, prevenir el fraude y auditar el uso de los sistemas de la empresa.
7. Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias de la empresa y atender requerimientos de autoridades competentes.
8. Enviar comunicaciones comerciales sobre servicios de la empresa, cuando la empresa decida enviarlas, únicamente a quienes lo hayan autorizado. Si la empresa envía comunicaciones comerciales, el titular podrá pedir en cualquier momento, por el correo de la sección 1, que dejen de enviarse.

La empresa no vende ni cede datos personales a terceros, no los usa para publicidad de terceros ni los comparte con plataformas publicitarias. Los datos obtenidos de YouTube, Google o Meta se usan únicamente para la finalidad descrita en el numeral 5.

4.2 Cómo se obtiene la autorización

Conforme a los artículos 9 y 12 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la autorización del titular puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que la otorgó. El silencio nunca se toma como autorización. Self Security la obtiene así:

• Clientes del servicio GPS: al contratar el servicio, por escrito o por medios electrónicos, en el contrato o en el documento de vinculación con el que se formaliza la contratación, en el que se informa esta política.
• Visitantes del sitio web que llenan un formulario: al enviar voluntariamente el formulario con sus datos para que la empresa lo contacte, lo que constituye una conducta inequívoca; cuando el formulario incluya una casilla de aceptación de esta política, la autorización consta al marcarla.
• Personas que comentan en el canal de YouTube o escriben a la cuenta de Instagram de la empresa: al publicar un comentario en el canal o enviar un mensaje a la cuenta de la empresa, usted realiza una conducta inequívoca de la que se entiende su autorización para que la empresa lea ese contenido y le responda por el mismo medio, con las finalidades de esta política. Esa autorización se limita a atender y responder su comentario o mensaje. Puede retirarla en cualquier momento pidiendo la eliminación de sus datos por el procedimiento de la sección 11.

5. Uso de los servicios de la API de YouTube

5.1 Declaración

La aplicación SelfReply, operada por Self Security, usa los servicios de la API de YouTube (YouTube API Services, YouTube Data API v3). Por esa razón, además de esta política, el uso de los datos obtenidos de YouTube está sujeto a la Política de Privacidad de Google, disponible en http://www.google.com/policies/privacy, y a los Términos del Servicio de YouTube, disponibles en https://www.youtube.com/t/terms.

5.2 Quién autoriza el acceso

SelfReply no es una aplicación abierta al público. El único acceso que solicita a Google es el del canal de YouTube de la propia empresa (@selfsecuritygps), autorizado por una persona del equipo con permiso para ello, mediante el flujo de autorización de Google (OAuth 2.0) y con un único permiso: https://www.googleapis.com/auth/youtube.force-ssl. Google describe ese permiso como ver, editar y eliminar videos, valoraciones, comentarios y subtítulos del canal; SelfReply lo usa exclusivamente para leer y responder comentarios del canal. No se solicita ningún otro permiso.

Las personas que comentan en el canal no autorizan nada a SelfReply ni conectan su cuenta: la empresa solo accede a los comentarios que ellas publicaron de forma pública en los videos del canal.

5.3 Qué datos se acceden

Con la autorización del canal de la empresa, SelfReply accede a:

1. Datos del canal de la empresa: identificador, nombre e imagen de perfil del canal.
2. Comentarios públicos publicados en los videos del canal: identificador del comentario, texto, nombre público e identificador del canal del autor, fecha de publicación, cantidad de "me gusta", cantidad de respuestas y, únicamente para comprobar si el canal ya respondió, las respuestas existentes en el hilo, que no se guardan.
3. Datos públicos de los videos del canal: identificador, título y fecha de publicación.

Acciones que SelfReply realiza en nombre del canal de la empresa: publicar respuestas a comentarios con la cuenta del canal y verificar, antes de publicar, si el canal ya respondió ese comentario.

5.4 Qué datos se guardan

En la base de datos de la empresa, alojada en servidores que la empresa administra, se guardan:

• Las credenciales de acceso al canal que Google entrega (tokens de acceso y de actualización), cifradas en reposo. Nunca se guardan ni se muestran en texto plano.
• De cada comentario principal: su identificador, texto, nombre público e identificador del canal del autor, fecha, video al que pertenece y contadores públicos, junto con el estado de cada comentario en el panel (nuevo, con borrador, aprobado, en publicación, publicado, omitido, rechazado o fallido), el borrador de respuesta propuesto, las observaciones del revisor y la identidad de la persona del equipo que aprobó la respuesta. De las respuestas ya publicadas en el hilo solo se guarda si el canal ya respondió y cuántas respuestas hay; no se guardan su texto ni sus autores.
• Las respuestas que la empresa publica desde el panel, con su identificador en YouTube y su fecha, para evitar publicar respuestas repetidas.
• Registros estadísticos de cada tanda de redacción con inteligencia artificial: proveedor, modelo, cantidad de comentarios procesados, aceptados y rechazados, consumo y tiempo. Estos registros no contienen el texto de los comentarios ni los nombres de los autores.
• Registros técnicos de operación (errores, sincronizaciones, publicaciones) que tampoco contienen texto de comentarios ni nombres de autores: solo identificadores y resultados.

5.5 Cómo se usan

Los datos obtenidos de YouTube se usan exclusivamente para que el equipo de la empresa atienda los comentarios de su canal:

1. El sistema lee periódicamente los comentarios nuevos del canal.
2. Un modelo de inteligencia artificial redacta un borrador de respuesta para cada comentario (sección 7).
3. Una persona del equipo revisa cada borrador en el panel y lo aprueba, lo edita, lo devuelve para redactar de nuevo, lo omite o lo rechaza. Ninguna respuesta se publica sin la aprobación expresa de una persona.
4. Las respuestas aprobadas se publican en YouTube con la cuenta del canal, con pausas entre publicaciones y un tope diario.

Los datos de YouTube no se usan para publicidad, para elaborar perfiles de los autores, para venderlos o cederlos a terceros, ni para ningún fin distinto de responder los comentarios del canal. La empresa no entrena modelos de inteligencia artificial con estos datos. SelfReply no permite que terceros sirvan contenido ni publicidad a través de ella. Las únicas cookies que emplea son las descritas en la sección 3.5, en los navegadores del personal de la empresa; no recoge información de los dispositivos de las personas que comentan.

5.6 Con quién se comparten

Para prestar esta función, los datos de YouTube se comparten únicamente con los siguientes encargados, en la medida estrictamente necesaria:

No se comparten datos de YouTube con ninguna otra persona o entidad, salvo que una autoridad competente lo exija conforme a la ley.

5.7 Cuánto tiempo se conservan

• Comentarios de terceros: mientras un comentario sigue visible en el canal y el sistema lo vuelve a leer en cada sincronización, la información se actualiza. Cuando un comentario deja de leerse de YouTube, un proceso automático diario elimina de la base de datos su texto, los datos de su autor (nombre público e identificador de canal), el borrador de respuesta, los textos descartados y las observaciones del revisor, dentro de los 30 días calendario siguientes a la última lectura. Los comentarios pendientes que llegan a ese plazo se cierran sin respuesta. Después de la eliminación solo quedan identificadores técnicos, el estado, los contadores públicos y las fechas, necesarios para no procesar dos veces el mismo comentario.
• Respuestas publicadas por la empresa: pueden incluir el nombre de pila con el que la persona firma su comentario o palabras tomadas de él. Son contenido público del canal y contenido propio de la empresa, y se conservan de forma permanente, también después de desconectar el canal, para evitar publicar respuestas repetidas. Si usted es el autor del comentario y lo solicita, la empresa elimina también la copia interna de la respuesta en el plazo de siete (7) días indicado más abajo.
• Credenciales de acceso al canal: se conservan mientras el canal esté conectado. Al desconectarlo desde el panel, se revocan ante Google y se eliminan de la base de datos. Al desconectar el canal se eliminan de inmediato, además, los comentarios y los datos de videos guardados.
• Revocación desde la cuenta de Google: si el acceso se revoca desde la cuenta de Google (sección 5.8) en lugar de desconectar el canal desde el panel, la empresa elimina, en un máximo de siete (7) días calendario, las credenciales, los comentarios y los datos de videos obtenidos con esa autorización; se conserva solo el texto de las respuestas que la propia empresa publicó.
• Registros estadísticos y técnicos: no contienen texto ni nombres; se conservan con fines de auditoría durante el tiempo necesario para esa finalidad y los plazos legales de conservación.

Si usted es autor de un comentario y desea que la empresa elimine los datos que conserva sobre ese comentario antes del plazo indicado, puede solicitarlo al correo de la sección 1. La empresa eliminará esos datos, incluida la copia interna de la respuesta que le publicó, en un plazo máximo de siete (7) días calendario desde la recepción de la solicitud. Tenga en cuenta que esta eliminación aplica a la copia que la empresa conserva; el comentario que usted publicó en YouTube y la respuesta visible en el canal siguen sujetos a las reglas de YouTube, y usted puede borrar su comentario desde YouTube.

5.8 Cómo revocar el acceso

El acceso de SelfReply al canal de la empresa puede revocarse en cualquier momento:

• Por la persona del equipo que lo autorizó, desde la página de seguridad de la cuenta de Google: https://security.google.com/settings/security/permissions (también accesible en https://myaccount.google.com/permissions), retirando el acceso de la aplicación. Cuando Google informa que el acceso fue revocado, el panel deja de leer y de publicar, marca el canal como pendiente de reconexión y la empresa elimina, en un máximo de siete (7) días calendario, las credenciales, los comentarios y los datos de videos obtenidos con esa autorización, conforme a la sección 5.7.
• Desde el panel de SelfReply, con la opción "Desconectar", que revoca las credenciales ante Google y las elimina de la base de datos junto con los comentarios y los datos de videos guardados.

5.9 Contacto sobre las prácticas de privacidad de la aplicación

Cualquier pregunta o queja sobre la forma en que SelfReply trata la información obtenida de YouTube puede dirigirse al correo electrónico y al área indicados en la sección 1, por el procedimiento de la sección 11.

6. Uso de la plataforma de Meta (Instagram)

Self Security atiende los mensajes directos y los comentarios recibidos en su cuenta de Instagram mediante SelfReply, que se conecta a la cuenta de la empresa a través de la plataforma para desarrolladores de Meta, con la autorización de la propia empresa y sujeta a los términos de Meta.

• Qué se accede y se guarda: el contenido de los mensajes directos y comentarios dirigidos a la cuenta de la empresa, el nombre de usuario público de quien escribe, los identificadores que Meta asigna a la conversación y las fechas.
• Para qué: responder a las personas que escriben a la empresa, con apoyo de un asistente de inteligencia artificial que opera dentro de reglas definidas por la empresa y bajo la supervisión de su equipo (sección 7). Los datos no se usan para publicidad ni se venden o ceden a terceros.
• Con quién se comparten: con el proveedor del modelo de inteligencia artificial (para redactar las respuestas), con Meta (para enviar las respuestas) y con los proveedores de infraestructura indicados en la sección 8.
• Cuánto tiempo se conservan: mientras la cuenta de Instagram permanezca conectada a SelfReply. Se eliminan al desconectar la cuenta y, antes, a solicitud del titular por el procedimiento de la sección 11.
• Cómo pedir la eliminación: puede solicitar la eliminación de los datos que la empresa conserve sobre sus mensajes o comentarios al correo de la sección 1, por el procedimiento de la sección 11.

El tratamiento que Meta hace de sus datos en Instagram se rige por la política de privacidad de Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

7. Inteligencia artificial

Para atender los comentarios de YouTube y los mensajes y comentarios de Instagram, Self Security usa un modelo de inteligencia artificial (Claude, de Anthropic, PBC) que redacta respuestas.

• Qué se envía al proveedor de inteligencia artificial: el texto del comentario o mensaje, el nombre público de quien lo escribió, el título del video o el contexto de la conversación y el material interno de la empresa sobre cómo responde (estilo y pautas de atención). El texto de las personas se trata como información a responder, nunca como instrucciones para el sistema.
• Para qué: únicamente para redactar la respuesta. En YouTube, el modelo puede además clasificar un comentario como no apto para respuesta (por ejemplo, provocaciones o contenido ajeno al canal); en ese caso simplemente no se responde y el comentario queda visible para el equipo. El modelo no produce efectos jurídicos sobre las personas y ninguna respuesta de YouTube se publica sin la aprobación de una persona.
• Supervisión humana en YouTube: ninguna respuesta se publica sin que una persona del equipo la revise y la apruebe.
• Supervisión humana en Instagram: el asistente responde los mensajes de manera automática, dentro de reglas definidas por la empresa: se identifica como asistente virtual en su primer mensaje, cada respuesta pasa por un control automático antes de enviarse y, si ese control falla, la respuesta no se envía. La conversación pasa a una persona del equipo cuando usted lo pide o cuando una persona del equipo interviene; ante una emergencia, el asistente remite de inmediato a la línea de atención de emergencias de la empresa. El equipo supervisa las conversaciones.
• Controles automáticos en YouTube: antes de llegar al revisor, cada borrador pasa por una validación automática que rechaza porcentajes, enlaces, correos electrónicos, números largos como teléfonos, ciertas promesas absolutas y respuestas repetidas. Las demás reglas (sin precios, sin tiempos de llegada, sin señalar culpables) las aplican las pautas de redacción y la revisión humana.
• Conservación en el proveedor: el proveedor trata los textos conforme a su política de privacidad, disponible en https://privacy.claude.com. La empresa configura su cuenta del proveedor para que los textos enviados no se usen para entrenar ni mejorar los modelos del proveedor; el proveedor conserva los textos según sus términos de servicio y su política de privacidad.

Self Security no usa los datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.

8. Compartición y encargados del tratamiento

Self Security puede transmitir datos personales a los siguientes encargados, que los tratan por cuenta de la empresa bajo los términos contractuales de protección de datos de cada proveedor y solo para la finalidad encargada. En el caso del proveedor de inteligencia artificial, el tratamiento se rige por los términos del servicio contratado, indicados en la sección 7.

Además, la empresa puede entregar datos personales:

• A las autoridades competentes, cuando una norma o una orden judicial o administrativa lo exija.
• A las autoridades de policía o de emergencia, cuando sea necesario para atender un evento de seguridad del vehículo monitoreado, en el marco del servicio contratado.

Cuando un encargado está fuera de Colombia, la transmisión se realiza bajo los términos contractuales de protección de datos de cada proveedor, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Si llegara a realizarse una transferencia a otro responsable, se cumplirá el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Self Security no vende datos personales ni los transfiere a terceros para fines propios de esos terceros.

9. Conservación y eliminación

Los datos personales se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales de la empresa:

Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que no permitan identificar a la persona. Los datos que deban conservarse por obligación legal se bloquean y solo se usan para atender esa obligación.

Usted puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento por el procedimiento de la sección 11. La supresión no procede cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando la conservación es necesaria para cumplir una obligación legal de la empresa.

10. Seguridad

Self Security adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Entre ellas:

• Las credenciales de acceso a YouTube e Instagram se guardan cifradas; las claves de cifrado y las credenciales de los servicios se mantienen fuera del código y de las pantallas del panel.
• El acceso a SelfReply exige inicio de sesión y está limitado al personal autorizado, con permisos diferenciados: ver, revisar y aprobar respuestas, y administrar la conexión y los ajustes son permisos distintos que se asignan por persona.
• Las comunicaciones con los usuarios del panel y con Google, Meta y el proveedor de inteligencia artificial viajan cifradas.
• Los registros técnicos del sistema no contienen el texto de los comentarios ni los nombres de los autores.
• Los textos que escriben las personas se tratan siempre como datos y se depuran antes de mostrarse en el panel, para evitar que contenido malicioso afecte el sistema.
• Las rutas internas de diagnóstico del panel no son accesibles desde internet.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si la empresa conoce un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados en los términos que exige la ley.

11. Derechos de los titulares y procedimiento de consultas y reclamos

11.1 Sus derechos

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Self Security, en especial los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe en virtud de una estipulación a favor de otro.

11.2 Cómo presentar una consulta o un reclamo

Escriba al correo electrónico indicado en la sección 1 (o entréguelo en el domicilio de la empresa), con:

• Su nombre completo y número de documento de identidad (y, si actúa en representación de otra persona, el documento que lo acredite).
• La descripción clara de la consulta o del reclamo y, en el caso del reclamo, los hechos que lo motivan.
• Los documentos que quiera hacer valer.
• La dirección física o electrónica donde desea recibir la respuesta.

Si usted es autor de un comentario de YouTube o de un mensaje o comentario de Instagram, indique además el video o la publicación, la fecha aproximada y su nombre de usuario, para que la empresa pueda localizar la información.

11.3 Plazos de respuesta

• Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012): la empresa responde en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se le informará el motivo y la fecha en que se responderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012): si el reclamo está incompleto, la empresa le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción; si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que usted lo complete, se entenderá que desistió. Recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se le informará el motivo y la fecha en que se responderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Solicitudes de eliminación de datos obtenidos de YouTube: además de los plazos anteriores, la empresa elimina los datos que conserva sobre su comentario, incluida la copia interna de la respuesta publicada, en un máximo de siete (7) días calendario (sección 5.7).

Si la empresa no es competente para resolver el reclamo, lo trasladará a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y le informará de ello.

11.4 Requisito para acudir a la autoridad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio usted debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Self Security.

12. Autoridad de protección de datos

La autoridad encargada de la protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales. Sitio web: https://www.sic.gov.co. Ante ella puede presentar quejas una vez agotado el trámite de la sección 11.

Cuando Self Security S.A.S. esté obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que administra la SIC, conforme a los umbrales del Decreto 090 de 2018, realizará esa inscripción y la mantendrá actualizada.

13. Menores de edad

Los servicios de Self Security están dirigidos a personas mayores de edad. La empresa no recoge intencionalmente datos personales de menores de edad, salvo los de naturaleza pública o cuando el tratamiento responda al interés superior del menor y se asegure el respeto de sus derechos, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

Las plataformas de YouTube e Instagram fijan sus propias edades mínimas para tener una cuenta. La empresa no verifica la edad de quienes comentan o escriben, pero si conoce que ha tratado datos de un menor de edad por fuera de los casos permitidos, los eliminará. Si usted es padre, madre o representante de un menor y considera que la empresa trata datos del menor, escriba al correo de la sección 1.

14. Cambios y vigencia

14.1 Cambios

Self Security puede modificar esta política para reflejar cambios en sus servicios, en sus sistemas o en la ley. Toda versión nueva se publica en https://selfsecurity.com.co/politica-de-privacidad con su fecha de actualización y su número de versión. Si un cambio afecta de manera sustancial la finalidad del tratamiento o la identificación del Responsable, la empresa lo comunicará a los titulares con anticipación, por los canales de contacto que el titular haya registrado o mediante un aviso en el sitio web, y cuando la ley lo exija solicitará una nueva autorización.

14.2 Vigencia

Esta política rige desde su fecha de publicación. Las bases de datos de la empresa permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades descritas en la sección 4 y los plazos de conservación de la sección 9.

14.3 Historial de versiones